5 étapes à suivre pour migrer votre ERP vers le Cloud 

Le succès de la solution d’entreprise choisie, en termes d’adoption par les utilisateurs, d’alignement des processus, de sécurité, de qualité des données et d’adaptation à l’entreprise, dépend de la réussite de sa mise en œuvre.  

L’implémentation d’un ERP nécessite une planification minutieuse avec des ressources qualifiées, que vous preniez un seul processus, comme la budgétisation, ou que vous déplaciez toutes vos applications et processus vers le cloud. 

Réussir un plan d’intégration d’un ERP Cloud 

La plupart des personnes utilisent leurs smartphones et d’autres applications et plates-formes compatibles avec le cloud. Passer des systèmes on-premise aux applications modernes du cloud est donc intuitif et passionnant. 

Qu’il s’agisse de remplacer une solution sur site, d’ajouter des fonctionnalités à un environnement cloud existant ou d’un nouveau déploiement de zéro, la mise en œuvre d’un système ERP est une activité clé pour toute organisation qui a décidé de déployer un nouveau système d’entreprise. 

Étape 1 : Planifier l’implémentation de l’ERP Cloud 

Définir et établir des catégories de projet ; à savoir la taille, la structure, les équipes et les missions. 

Tout d’abord, par rapport à la plupart des mises en œuvre sur site, les avantages d’un projet de cloud computing sont évidents dès le début du processus. À mesure que l’analyse de rentabilité d’un projet de cloud est approuvée, les avantages en termes de coûts et de calendrier apparaissent clairement. 

Les éléments d’un projet de cloud se répartissent en 5 volets : définition du projet, équipes, conception, déploiement et communication. 

• Définition du projet 

Commencez par énoncer la finalité du projet en rédigeant une déclaration de mission qui intègre vos objectifs généraux.  

Créez ensuite une feuille de route du projet qui définit sans ambiguïté les objectifs, la portée, les risques, un budget détaillé et les besoins en personnel (interne et externe), le tout associé à un calendrier général et à un programme de tâches. 

• Equipes 

Dans les projets en cloud, l’expertise se concentre sur la configuration et l’application des pratiques adéquates et sur les rôles et les responsabilités. Vous aurez donc besoin de consultants en processus métier ainsi que d’analystes de données.  

À ce stade, il est important de définir clairement chaque rôle du projet et les responsabilités qui lui sont associées. Toujours inclure un chef de projet dédié et sélectionner des partenaires commerciaux si nécessaire. 

• Conception 

Un document de conception incluant les applications à déployer, toute application tierce, ainsi que tout système associé nécessitant une intégration.  

La conception doit également inclure des définitions de données détaillées, les besoins des utilisateurs et tous les processus opérationnels concernés. 

• Déploiement 

Identifiez également les principales exigences pour que le nouveau système soit opérationnel et en production. L’établissement précoce de ces étapes de mise en service ou d’arrêt sert de contrôle logique pour le calendrier du projet.  

C’est également à ce stade que vous devez inclure les mesures clés qui seront utilisées pour surveiller et évaluer votre résultat final après la mise en service. 

• Communication

Sensibilisez l’ensemble de l’entreprise et suscitez une anticipation positive grâce à des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de la mise en œuvre et sur les avantages que l’organisation tirera du projet. 

Étape 2 : Implémenter la solution ERP cloud 

Une fois les travaux préliminaires terminés, il est temps de mettre en œuvre la conception du projet.  

• Configurer 

Dans la plupart des migrations vers le cloud, les activités commerciales de base peuvent être configurées rapidement, puis couplées aux processus commerciaux standard fournis et à leurs flux de travail. 

• Intégrer 

Attendez-vous à un certain travail d’intégration. Peu de solutions couvrent toutes les fonctions de l’entreprise, surtout dans les grandes entreprises. L’intégration de solutions tierces ou de systèmes existants dans les applications cloud préserve les investissements antérieurs et les capacités uniques.  

• Données

Le passage des systèmes sur site implique le transfert des données vers le cloud. Une fois la quantité de données et leur définition définies, cette tâche de mise en œuvre nécessite des compétences en matière d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) couvrant les tâches de qualité et de normalisation des données.  

• Extensions 

L’un des avantages fondamentaux des applications cloud est qu’elles sont conçues pour être configurées plutôt que personnalisées. Toutefois, lorsque cela s’avère nécessaire, les applications peuvent être étendues ou des capacités complémentaires peuvent être développées. 

Étape 3 : Vérifiez les tâches de mise en œuvre de l’ERP cloud 

Vérifiez les configurations et les éléments d’implémentation associés par rapport aux définitions de projet. 

Une fois les tâches de mise en œuvre terminées, il est important de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité du travail par rapport aux exigences du projet. À l’instar des tests système sur site, il est essentiel de confirmer les éléments suivants : 

• Qualité des données  

Il faut assurer la conformité au dictionnaire de données ; la cohérence avec la période prédéterminée, et le plus important, que les données sont correctes. 

• Archivage des données

Il faut archiver les données qui n’ont pas été migrées et préserver l’intégrité des données grâce à un accès en lecture seule. 

• Workflows

Il faut vérifier que les processus métier sont reliés aux workflows, qui pilotent les activités de l’entreprise de bout en bout. 

• Sécurité

Il faut déterminer et vérifier les protocoles de sécurité. Testez de manière approfondie vos quatre opérations de base du stockage : téléchargement, visualisation, modification et changement et suppression de l’accès aux connexions, aux données, à la gestion des comptes et aux modifications des rapports.  

• Rôles

Vérifiez que tous les rôles, postes et titres professionnels applicables sont correctement identifiés. 

• Responsabilités

Il faut définir les activités et les tâches professionnelles et assurer la cohérence entre rôles et responsabilités. 

Étape 4 : Préparez la production ERP cloud 

Avec les approbations commerciales en place, le compte à rebours vers un système cloud de production commence. Travaillez ces trois tâches en parallèle : 

• Préparation du système

Complétez la liste des derniers éléments à traiter ou à corriger (connue sous le nom de punch list). 

• Préparation des utilisateurs

Fournissez les noms d’utilisateur, leurs mots de passe, les informations connexes et comment avoir de l’aide. 

• Préparation organisationnelle

 Concentrez-vous sur la gestion du changement et la formation de base. 

Étape 5 : Assurez un déploiement ERP cloud réussi 

Quelques problèmes isolés peuvent survenir, mais ils doivent être traités par l’équipe d’assistance aux utilisateurs identifiée dans le chapitre sur la préparation.  

L’équipe de projet, ainsi que le personnel associé à l’infrastructure informatique et au réseau, doivent surveiller avec diligence les performances du système.  

En même temps, vérifiez auprès des utilisateurs leurs tâches et leur expérience globale. 

Grâce à son architecture native conçue pour fonctionner en mode SaaS, l’ERP Cloud est en mesure de proposer une approche résolue dans son mode de déploiement. D’où sa mise en place pouvant être articulée de manière progressive au gré de l’entreprise.  

On est ainsi libre d’ajouter, de supprimer ou de modifier des modules qui s’ajustent avec les besoins métiers. Une modularité qui représente depuis le début un critère de choix tranchant dans la prise de décision de l’ERP à implémenter.